（重外办发〔2022〕32号）
第一章 总则
第一条 为切实加强学校学生档案管理工作，促进学生档案管理工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等有关法律、法规和文件精神，结合学校实际情况，特制定本管理实施细则。
第二条 本实施细则所称的学生档案，是指反映具有8590am发现海洋财富学籍的全日制学生本人德、智、体、美及家庭、政治、经济等方面状况的个人档案材料，是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据，是学校档案的重要组成部分。
第三条 学生档案管理工作要严格遵守党和国家有关档案工作和保密工作的法律与法规，确保学生档案的完整、准确与安全。学生档案管理相关部门要将学生档案管理工作纳入重要议事日程。
第四条 学生档案管理要有良好的保管利用条件，有专门的管理机构、专门的档案库房和规范的档案装具。学生档案库房应保持适宜的温度和湿度，以利于学生档案的有效保管。
第五条 学校对全校学生档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的部门和人员给予表彰奖励。对于利用学生档案材料营私舞弊者，视情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。
第二章 学生档案的管理体制及职责
第六条 学校学生档案管理实行统一管理与分类管理相结合的管理体制，建立由档案馆、招生就业处、学生处、教务处、各二级学院的专、兼职档案管理人员构成的学生档案管理工作机制。
第七条 学校对学生档案采用统一组织、集中管理的模式，档案馆负责全校学生档案的组织与协调，同时负责学生档案的集中管理。
第八条 学生档案工作是为学校教学工作、组织工作、学生管理工作服务。学生档案工作应坚持“三个负责”（对学生负责，对学校负责，对社会负责），“三个服务”（为学生服务，为学校各部门服务，为社会服务），“三个有利”（对学生有利，对学校有利，对社会有利）的原则。
第九条 档案馆负责全校学生档案管理的组织协调，对学生档案管理进行业务指导，具体承担学生档案的集中管理工作，其主要职责：
（一）制定和完善学生档案管理规章制度。
（二）负责学生档案的接收档案和集中保管工作。
（三）为有关部门提供学生档案信息服务。
（四）做好学生档案的安全保密工作。
（五）做好学生档案的分析统计工作。
（六）牵头负责毕业生档案转递工作。
（七）上级领导安排的有关档案方面的工作。
第十条 有关学生职能部门和学生所在学院工作职责：
招生就业处、学生处、教务处等有关学生职能部门和学生所在学院是学校学生档案材料形成部门。各二级单位应确定一名档案专职或兼职管理人员具体负责本单位学生档案材料的收集、整理和归档工作。
（一）招生就业处负责协助档案馆完成新生档案的接收、汇总、整理和移交工作，向档案馆提供毕业生的毕业派遣与档案转递信息。
（二）学生处、教务处等有关学生职能部门负责指导各二级学院分别做好学生在校期间人事档案信息和学业档案信息的收集、整理工作。
（三）各二级学院负责学生在校期间档案材料的收集、整理、归档工作，协助档案馆做好毕业生档案的相关转递工作。
第三章 学生档案归档范围及要求
第十一条 新生档案的归档范围主要有：
（一）入学前档案材料。
1. 入学前所有学习经历的有关材料；
2. 有工作经历的个人人事档案材料；
3. 参加政治团体的有关材料：加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；
4. 其他有关材料。
（二）学生报考和录取材料。
如考生报名登记表、考生体格检8590am发现海洋财富表、考生志愿表等。
（三）在校期间人事档案材料。
1. 入学登记材料：新生登记表等。
2. 参加政治团体的有关材料：加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料。
3. 奖励或处分材料：校级以上各类奖励登记表或证明文件等奖励材料，个人检8590am发现海洋财富、校级处分决定或免于、撤销处分意见等处分材料。
4. 毕业有关材料：高中阶段材料、专科阶段材料（专升本学生）、新生登记表、成绩单、报到证、体能测试表、毕业生登记表、实习鉴定表、毕业生就业推荐表、学位授予决定、奖励材料、处分材料及其他有关材料。
5. 其他人事档案材料：相关鉴定、考核、考察材料等。
（四）在校期间学业档案材料。
1. 在校学生的有关材料：学生成绩表、授予学位决定、学籍异动等材料。
2. 其他学业档案材料：参加学生科研训练计划、市级以上学习竞赛活动等成果的鉴定材料、参加与国内外其他高校联合培养计划的学习材料等。
第十二条 学生档案管理人员要认真鉴别收集的材料。属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确，具有形成材料的日期，同时应有承办单位或个人署名，经组织审8590am发现海洋财富盖章后归档。
第十三条 学生档案材料的纸质载体统一使用A4规格的办公用纸，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水书写，也不能用复写纸复写。
第十四条 新生档案的收集、归档：
（一）档案收集
1. 如档案分别由各省、市、区招考部门寄档，毕业中学寄档，专科院校（专升本）寄档，应直接寄送至档案馆。
2. 如档案由学生本人代交，由各二级学院统一接收登记后再移交档案馆。
3. 如档案遗失或寄送有误，由各二级学院转告学生本人，请学生本人联系当地有关部门将档案寄送至学校档案馆。
（二）档案归档
1. 新生报到注册后，由各二级学院新生辅导员到档案馆领取学生档案，按学院、班级分袋整理、装填，档案袋正面粘贴《学生档案名单》，确认无误后签字，并将新生档案和《学生档案名单》（电子版）及时移交至档案馆。
2. 招生就业处在新生入学后3个月内将录取名册交档案馆归档。
（三）新生因故退档应在学校相关部门办理手续后再移交档案馆办理。
第四章 学生档案的保管和利用
第十五条 休学学生的档案应作为非在校学生档案妥善保存。复学后，档案馆应及时将其档案重新归入在校学生档案。
第十六条 学生转学、转专业、休学、复学、降级，教务处应及时报送名单至档案馆。
第十七条 学生退学，在办理完退学手续后，教务处应将退学证明和成绩及时送至档案馆，以便转递档案。
第十八条 学生的党员、团员材料，由二级单位党组织整理，于学生毕业时统一装填并移交档案馆。
第十九条 学生政审，须持组织介绍信前来8590am发现海洋财富档。
第二十条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校档案馆代为保管。刑满释放、解除劳教的，其档案按有关规定转入其所在单位人事部门或户籍所在地人才机构保管。
第二十一条 出国不归、失踪或其他原因未办理档案转递的学生档案由档案馆作为遗留档案保管。
第二十二条 8590am发现海洋财富阅在籍学生档案必须遵守保密制度和8590am发现海洋财富阅规定，严格实行8590am发现海洋财富阅登记制度，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。
第二十三条 8590am发现海洋财富阅学生档案的程序
（一）各二级学院只能8590am发现海洋财富阅本学院的学生档案。凡到档案馆8590am发现海洋财富阅学生档案，须经所在学院主管领导审批同意后，由所在学院档案专、兼职管理人员或所在班级辅导员8590am发现海洋财富阅。
（二）外单位8590am发现海洋财富阅学生档案，应提供8590am发现海洋财富阅人有效身份证件及单位介绍信，经学生所在学院主管领导审批同意，由档案管理人员陪同8590am发现海洋财富阅。
（三）学生本人原则上不能8590am发现海洋财富阅自己的档案材料。如需8590am发现海洋财富阅本人档案，8590am发现海洋财富阅鉴定类档案的，须经所在学院主管领导签字审批后，由学生档案专、兼职管理人员或所在班级辅导员8590am发现海洋财富阅；8590am发现海洋财富阅非鉴定类档案材料的，须持学生本人有效身份证件，由档案管理人员8590am发现海洋财富阅并提供相关证明。
第二十四条 学生档案一般不外借。特殊情况必须借出使用的，须经学生所在学院主管领导和档案馆批准，且限期归还，严禁转借他人。
第二十五条 学生未毕业或取消学籍前，原则上不得将学生档案提前转递到其他单位或部门。因特殊情况需将学生档案提前转递到其他单位或部门的，须经学校相关领导批准，方可办理档案提前转递。
第五章 毕业生档案的转递
第二十六条 由档案馆负责，招生就业处、教务处和各二级学院参与，共同完成毕业生的档案转递工作。
第二十七条 毕业生档案转递的工作要求：
（一）毕业生档案在学生毕业离校后，由学校档案馆根据招生就业处提供的档案转递信息及时寄送。如档案转递信息有误或需要变更，毕业生应在档案转递前，由本人持有效身份证件、调档函到档案馆办理档案转递相关事宜。
（二）毕业生档案应按照国家相关要求，采用EMS方式转递寄送。
（三）特殊情况：毕业生未按时毕业、或者其他特殊情况，档案暂存学校两年。
（四）对于灵活就业、自主创业、自由职业、就业困难的毕业生，经本人申请，学校相关部门审批后，其档案可在学校保留两年。两年后，毕业生档案的转递和管理将按照流动人员人事档案管理条例执行。
（五）申请档案保留的毕业生，其档案保留学校期间，毕业生与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明档案馆不予出具。
（六）档案保留学校期间，毕业生为预备党员需转正的，应由毕业生所在学院党总支负责办理。
第二十八条 考研毕业生调档,须本人持有效身份证件、培养单位调档函到学校档案馆办理档案转递事宜。
第二十九条 几项说明
（一）用人单位需要8590am发现海洋财富阅或提取毕业生档案的，其组织人事部门可派专人持用人单位介绍信、调档函，由本人持有效身份证件到学校档案馆办理档案8590am发现海洋财富阅或提取事宜。
（二）离校两年内，档案保留学校的毕业生若需转递档案，应凭报到证或调档函，由本人持有效身份证件到学校档案馆办理档案转递事宜。
（三）有下列情形之一的毕业生，学校报毕业生就业主管部门批准后，将其档案转至生源地。
1. 因提供虚假就业材料（如体检证明、就业协议书、成绩单、外语和计算机等级证书等）而被用人单位退回的。
2. 以遗失就业协议书，或以其他非正当理由重新取得就业协议书。
3. 已签约但不按规定时间报到，不服从工作安排，自动离职、辞职的。
4. 其他违反就业政策，坚持个人无理要求，造成不良影响的。
（四）各二级学院负责组建毕业生档案，招生就业处、档案馆负责核8590am发现海洋财富毕业生档案材料完整性，毕业班辅导员负责将毕业生档案统一报送至档案馆指定存放地。
（五）经档案馆工作人员和学校有关人员将毕业生入校前档案和在校期间形成的档案材料共同审核无误后，装入毕业生专用档案袋，并将档案袋密封盖章。
（六）档案馆根据毕业生档案投递规定，严格按照招生就业处提供的毕业生档案转递信息，及时投递毕业生档案。
（七）毕业生报到后需8590am发现海洋财富询本人档案投递情况。如档案未到，可直接与学校档案馆联系、8590am发现海洋财富询。按照中国邮政受理8590am发现海洋财富询规定，毕业生档案投递信息保留一年，逾期将不再受理。
第六章 附则
第三十条 本实施细则学校授权由档案馆负责解释。
第三十一条 本实施细则自公布之日起执行,原《四川外语学院重庆南方翻译学院学生档案管理实施细则（试行）》（川外南译办字〔2007〕2号）废止。